Организация мероприятия: выбор площадки

Ясно, что правильный выбор места проведения может, если не решить судьбу мероприятия, то сделать его более привлекательным для посетителей. Окружение помогает создать соответствующую проекту атмосферу и настрой у аудитории. Площадка должна быть достаточно комфортабельной, но в то же время и стимулирующей для людей, способствующей концентрации их внимания. Однако не стоит подбирать место, которое излишне расслабит посетителей (это случается очень часто), в противном случае они попросту проспят (утрирую) все мероприятие.

Разумеется, финансовый вопрос играет тут далеко не самую последнюю роль. Поэтому многие специалисты рекомендуют в некоторых случаях использовать в качестве места для проведения мероприятия собственные площади компании. Такой вариант кажется верным, когда бюджет проекта не так велик. Но в большинстве остальных ситуаций все же рекомендуется аренда помещения за пределами офиса.

Гостиницы и отели

Аренда зала в гостинице или отеле - это, пожалуй, первое, что приходит в голову, когда речь заходит о более-менее масштабных бизнес-мероприятиях при наличии относительно хорошего бюджета. Причин тому несколько. Во-первых, статус, особенно если у выбранной площадки громкое и уважаемое в стране или даже мире имя. Во-вторых, удобство организации: гостиницы и отели, как правило, имеют очень развитую инфраструктуру, предлагая нам в большинстве ситуаций решения "под ключ". И, наконец, в-третьих, комфорт посетителей - это преимущество логично вытекает из предыдущего.

Если говорить условно, то стоит выделить три категории гостиниц и отелей, которые компании, организующей мероприятие, стоит иметь в виду:

· известные гостиничные сети (Marriott, Hilton, Sheraton) - они предлагают всегда одинаково высокий уровень услуг, и мы, что самое главное, всегда знаем, на что можем рассчитывать, и чего следует от них ждать;

· независимые крупные предприятия - эти площадки обычно предлагают своим клиентам исключительно индивидуальный подход и зачастую более тонкую (не "высокую", а именно "тонкую" сиречь настраиваемую) форму услуг, чем у их "сетевых" коллег, у которых сервис подобного рода поставлен скорее на конвейер;

· небольшие гостиницы с так называемой "изюминкой" - таких предприятий в Украине не очень много (на Западе они распространены в гораздо большем объеме), но все-таки есть; обычно они располагаются в уютных экзотических или старинных строениях или целых комплексах зданий и имеют уникальную атмосферу, но всегда стоит проверить, есть ли у них в распоряжении соответствующие проведению специального мероприятия возможности.

Центры для конференций

Эти, как правило, специализированные площадки - вариант несколько иного толка. Они предоставляют компаниям, которые с ними работают, целый спектр всевозможных услуг, связанных с организацией и проведением мероприятий, но с оговоркой "для конференций". Разумеется, это совсем не значит, что единственное, для чего они подходят - конференции в чистом виде, но ряд ограничений такое положение дел все же накладывает. Причем основной минус кроется в атмосфере: она исключительно деловая, что иногда может сказаться негативно на настрое посетителей. С другой стороны, если мы ищем именно такую атмосферу, то конференц центр, скорее всего, окажется хорошим выбором с учетом стоимости и качества.

Из преимуществ центров для конференций в качестве площадки для мероприятия можно отметить обязательное наличие современного оборудования (речь идет о действительно качественных центрах, а не их пародиях) и обученного персонала. Иными словами, там мы можем быть спокойны, по крайней мере, за техническую сторону дела. Однако подобные предприятия далеко не всегда предлагают своим клиентам такие дополнительные услуги как кейтеринг или перевозки.

Бизнес-центры

С первого взгляда, может показаться, что бизнес-центры и центры для конференций - одно и то же, но это не совсем так. Разница есть, причем достаточно ощутимая и в основном в наборе предлагаемых услуг: здесь их всегда больше. Правда, как показывает опыт, арендовать конференц-зал в бизнес-центре стоит лишь в случаях работы с более-менее масштабными мероприятиями, ибо в других ситуациях попросту не нужен столько богатый выбор возможностей.

Развлекательные центры

Привлекательность развлекательных центров очевидна: тут можно общаться с посетителями в непринужденной обстановке, которая автоматически настраивает всех на дружественный лад. Примеров использования такого подхода множества от улучшения взаимоотношений с существующими клиентами до стимулирования лучших подрядчиков. Но стоит помнить, что мероприятие в развлекательном центре всегда сопряжено с неформальным общением: в некоторых случаях это идет на пользу, а в других - вовсе нет.

Места для отдыха (туристические базы, клубы, местные курорты)

Раз уже речь зашла о неформальном общении, то, пожалуй, лучшим вариантом станет аренда помещения во всевозможных места для отдыха. Да, их тоже можно использовать в качестве площадок для специальных мероприятий, тем более в них практически всегда имеется необходимая инфраструктура и подобающий персонал. Думаю, область применения таких площадок очевидна: иногда нашей компании может потребоваться провести закрытое мероприятие для небольшой группы, причем в тихой и спокойной обстановке вдали от мегаполисов и бесконечных пробок. Именно тут на помощь и приходят туристические базы, клубы и даже курорты, расположенные в переделах страны.

Нестандартные решения

Их мы ищем, когда ни одна из классических площадок не подходит по каким-либо причинам, которых, на самом деле, может быть очень много. К нестандартным решениям можно отнести и различные паромы/пароходы/яхты, и всевозможные экзотические рестораны, которые предлагают не только интересную кухню, но и колоритные шоу, и много чего еще. Если же говорить о практике использования нетривиальных площадок для мероприятий, то здесь стоит помнить о чувстве меры: посетители могут попросту не понять наших смелых идей.

В то же время многие площадки, предлагающие клиентам особые и необычные условия, зачастую не имеют должной инфраструктуры для проведения полноценного мероприятия. Это еще один момент, который следует не забывать. А, подытоживая материал, хотелось бы добавить пару слов о возможности организации наших мероприятий заграницей. Подобная практика не так редка, причем и в нашей стране тоже. Правда, требования к менеджменту проекта в этом случае удваиваются, а консультация со специалистами становится фактически обязательной, хотя она не помешает и во всех остальных случаях.

Анатолий Крысов